Wichtige Informationen

Sicherer E-Mail Versand

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Wir vereinfachen die Prozesse

Anleitung zur Umstellung

Zur Vereinfachung Ihrer und unserer Prozesse werden wir den Versand nachfolgend aufgeführter Dokumente auf das Secure-Mail-Portal der Mercator-Leasing umstellen. Da einige Vertragsdokumente personenbezogene Daten enthalten, können wir aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben die Zustellung dieser Dokumente zukünftig nur verschlüsselt anbieten.

Im ersten Schritt betrifft die Umstellung die Dokumente „Sammelrechnung“ und „Anlage zur Sammelrechnung“.

Wir haben im weiteren Verlauf alle wichtigen Hinweise zusammengestellt, um Ihnen den Prozess zur Umstellung so genau wie möglich zu erläutern.

Auftrag zur

Datenübermittlung

Bitte verwenden Sie zur Übermittlung der Daten das entsprechende Dokument (Auftrag) und senden Sie dieses vollständig ausgefüllt an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de. Eine telefonische Übermittlung der angeforderten Daten an uns ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass wir alle Bevollmächtigten Ihres Unternehmens anschreiben, um frühzeitig alle relevanten Personen in die Kommunikation einzubinden. Hilfreich ist es, wenn die zu übermittelnden Daten nur von einer Person aus Ihrem Unternehmen an uns gesendet werden.

Dies gilt nicht für Neukunden.

Wichtige Hinweise zum Ausfüllen des Auftrags finden Sie hier.

Download

Download

Es ist folgende Aktion Ihrerseits notwendig

Wenn Sie mit der Umstellung auf E-Mail-Versand für die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung einverstanden sind, dann senden Sie bitte als bevollmächtigte Person das Auftragsformular vollständig ausgefüllt an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de

Nach der erfolgreichen Umstellung erhalten Sie eine Rückmeldung von uns. Halten Sie ggfs. Rücksprache mit ihren weiteren Dienstrad-Bevollmächtigten, ob diese einen entsprechenden Auftrag eingereicht haben.

Erfassung Ihres Auftrages zur Umstellung

Zeitlicher Ablauf?

Ziel ist es, dass wir Ihr Unternehmen bis zur nächsten Rechnungsstellung nach Erhalt Ihres Auftrages auf das Secure-Mail-Portal umstellen, sobald wir Ihre angegebenen Daten vollständig erfasst haben. Bitte haben Sie Verständnis, sollte dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Erfassung Ihres Auftrags erhalten Sie von uns eine entsprechende Bestätigung, dass Ihre Umstellung zur nächsten Rechnungsstellung erfolgt. Diese Bestätigung senden wir jedoch nur an die angegebene E-Mail-Adresse für die Sammelrechnung, auch wenn Sie eine abweichende E-Mail-Adresse für die Anlage zur Sammelrechnung angegeben haben. Bitte leiten Sie alle relevanten Informationen an die zuständigen Stellen in Ihrem Haus weiter.

Wir bitten Sie daher höflich von Rückfragen zum Bearbeitungsstand abzusehen.

Wichtige Hinweise

Bei der Angabe der E-Mail-Adresse/n muss es sich in jedem Fall unbedingt um ein Sammelpostfach handeln, also eine personenunabhängige E-Mail-Adresse, d.h. keinesfalls vorname.nachname@musterfirma.de.
Dies erleichtert auf beiden Seiten die Bearbeitung, vor allem vor dem Hintergrund, dass sich bei Ihnen Änderungen der Zuständigkeiten ergeben. Dies ist besonders zu berücksichtigen, um Ihrerseits einen Zahlungsverzug zu vermeiden. Eine E-Mail gilt als zugestellt, auch wenn der Empfänger auf Ihrer Seite die Zuständigkeit gewechselt hat oder ausgeschieden ist. Das kann nur über ein Sammelpostfach sichergestellt werden.
Im Falle von verbundenen Unternehmen beachten Sie bitte, dass wir je Unternehmen (Geschäftspartner-Nummer) einen separaten Auftrag, des in der Anlage 1 zum Rahmenvertrag genannten Bevollmächtigten, benötigen. Die Kunden-Nr. (Geschäftspartner-Nr./GP-Nr.) finden Sie auf der Anlage zur Sammelrechnung von Mercator-Leasing.
Sie erhalten nach der Umstellung die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung in einer Datei; zusätzlich erhalten Sie die Anlage zur Sammelrechnung in einer separaten Datei. Dies ist ein standardisierter Prozess, der nicht abgeändert werden kann.
Durch das Zusammenführen der beiden Dokumente (Sammelrechnung und Anlage zur Sammelrechnung) zu einer Datei entsteht eine relativ hohe Dateigröße. Wir stellen diese Datei in unserem Secure-Mail-Portal Ihnen zur Verfügung.
Nach erfolgter Umstellung erhalten Sie diese Dokumente („Sammelrechnung“ und „Anlage zur Sammelrechnung“) nicht mehr auf dem Postweg oder auf einem anderen Zustellweg, der vorher vereinbart wurde.

Sie sind nicht mit der Umstellung auf das Secure-Mail-Portal einverstanden?

Wenn Sie mit der Umstellung auf das Secure-Mail-Portal nicht einverstanden sind, ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich.

Sie erhalten - voraussichtlich ab 10.01.2024 - alle Rechnungsdokumente (Sammelrechnung und Anlage zur Sammelrechnung) auf dem Postweg. Eine separate Zustellung der Anlage zur Sammelrechnung per E-Mail ist aus aus datenschutzrechtlichen Gründen dann nicht mehr möglich, sollten Sie sich für den Postweg entscheiden.

Es ist außerdem nicht möglich, unterschiedliche Zustellwege für o.a. Dateien anzugeben.

Auf einen Blick

Woher und in welchem Dateiformat kommen künftig welche E-Mails?

Die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung (1 Datei) mit dem Dateinamen "Sammelrechnung GP-Nr. (SR-GP-Nr.-JJJJMMDD-01)" wird künftig im CSV-Format versendet.

Sie erhalten eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit einem Link auf Z1 Secure Mail, dem verschlüsselten E-Mail-Service. Dort können Sie die E-Mail mit dem Absender debitor@mercator-leasing.de in Ihrem Postfach öffnen.

Rückfragen

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an unser Team wenden

E-Mail: securemail-dienstrad@mercator-leasing.de

Telefon: 09721 4747-304